Aan de slag als clubbestuurder. Wat moet jij weten?
Hoe log ik in én voeg ik meerdere beheerders toe?
de clubsecretaris ontving een mail van Twizzit om een account aan te maken en zo toegang te krijgen tot de ledenadministratie van de club
Elke club kan 6 personen aanduiden die toegang krijgen tot het clubplatform.
Zo voeg je iemand toe als administrator: Admins toevoegen / verwijderen (twizzit.com)
Hoe voeg ik een nieuw lid toe?
Ga naar 'Beheren' 'CRM'
Stap 1: Ga naar 'Contacten' en voeg een nieuw contact toe door op de groene + rechts onderaan de te klikken > Contact toevoegen
Stap 2: Ken aan je Contact een lidmaatschap toe > Lidmaatschap toevoegen
Welke type lidmaatschap selecteer ik?
Lidmaatschap voor zowel jouw club, als Karate Vlaanderen onmiddellijk toekennen ( want al je gewenste/vereiste clubinstellingen zijn ingesteld )
Lidmaatschap voor jouw club, want het lidmaatschap Karate Vlaanderen voor de persoon is al actief én je wenst voor je sportend-lid enkel nog een clublidmaatschap toe te kennen OF je wenst een clublidmaatschap toe te kennen aan een niet-sportend lid
Lidmaatschap alleen voor Karate Vlaanderen toekennen want je gebruikt tot op heden de clubfunctionaliteiten nog niet, maar je wenst uiteraard voor je sportend-lid een geldig lidmaatschap ( vergunning Karate Vlaanderen )
Hoe verkrijg ik een overzicht van mijn actieve leden?
Gebruik de filter om een correct overzicht te genereren
En denk er aan dat je je filter kan bewaren om later opnieuw te gebruiken!
Hoe verleng ik een lidmaatschap?
Voorlopig is er geen melding via het dashboard en/of mail.
Er werd echter wel een rapport voorzien om op een eenvoudige wijze te valideren wiens vergunning zal vervallen.
Ga naar 'Beheren' & selecteer 'Rapporten'
Klik op het rapport: Einddatum lidmaatschappen Karate Vlaanderen
Geef aan voor welke periode je wenst te weten welke vergunningen ( lidmaatschappen ) er zullen vervallen.
Vervolgens ga je naar 'CRM' 'Lidmaatschappen'
Vink de personen aan die je wenst te verlengen en klik bovenaan de lijst op 'acties' en kies: kopieer/vernieuw lidmaatschap
Kies een startdatum en de licentie gaat terug in vanaf die datum.
Je kan ook de filter instellingen gebruiken om een weergave te krijgen van de 'verlopen' lidmaatschappen: https://youtu.be/LD3pmCkUzQA
Waar vind ik de voormalige passieve, gearchiveerde leden terug?
De leden met een geldige lidmaatschap (bij je club en/of de federatie) zijn terug te vinden bij Beheren 'Lidmaatschappen'.
De gegevens van voormalige leden en/of contactpersonen zijn terug te vinden bij Beheren 'Contacten'
Wens je de vergunning van een voormalig lid opnieuw te activeren?
Neem dan even een kijkje 'Hoe voeg ik een lid toe' en ken een lidmaatschap toe
Hoe beheer ik de gegevens van een lid?
Om de ledenfiche van een lid te bekijken en/of aan passen, klikt u op de naam van dat lid.
Aanpasbare velden
Naam: de clubsecretaris kan de naam wijzigen. De federatie moet deze naam echter bevestigen vooraleer deze definitief gewijzigd is.
Adresveld: belangrijk dat het huisnummer in het apart veld staat en niet achter de straatnaam
Vergunning afdrukken
Hiervoor bestaat een uitgebreide handleiding
Er kan een PDF van de vergunningskaart afgedrukt worden als volgt:
Ga naar de lijst 'contacten'
Vink de persoon aan van wie je een vergunningskaart wenst af te drukken
Kies bij acties (bovenaan) voor 'lidkaarten downloaden'.
Hoe betaal ik de vergunning?
De betaling voor de vergunningsbijdrage verloopt voortaan 1x per maand via factuur (waarbij online betaling mogelijk is).
Karate Vlaanderen zal telkens de laatste dinsdag van de maand factureren, m.a.w. bv 26 maart 2024.
Een aanvraag tot betaling
kan je terugvinden via het Dashboard
verzenden we via naar het e-mailadres dat vermeld staat bij 'Beheer Club' 'Club Details' 'Factuur E-mail'
Een overzicht van alle facturen
vind je bij 'Beheer Club' 'Facturen' én hier zie je ook de status (bv. Openstaand, Betaald)
Wat wordt er gefactureerd:
Een jaarlijkse clubbijdrage
Alle nieuwe aangesloten leden en alle vernieuwde lidmaatschappen van bestaande leden sinds de laatste facturatie run.
Vanaf wanneer is de verzekering van mijn karateka in orde?
Een lid is voor de verzekering in orde vanaf het ogenblik dat er in Twizzit een geldig lidmaatschap bij Karate Vlaanderen is ingesteld.
Het feit dat de betaling pas daarna plaats vindt is geen probleem.
Hoe verwerk ik een transfer aanvraag?
Voor transfers geldt nog steeds dezelfde procedure als voordien: Mijn transfer | Karate Vlaanderen
Welke clubgegevens kan ik aanpassen of aanvullen?
Vanaf heden zal de club meer zaken kunnen aanpassen bij de clubgegevens:
Clubdetails
Clubnaam en nummer zijn niet aanpasbaar door de club
Andere velden wel
Contacten
Bij contacten vindt u de verschillende functies van uw club terug. U kan alle functies zelf aanpassen, behalve voorzitter, penningmeester, secretaris en hoofdlesgever.
Hoe voer ik een bestuurswijziging door?
Voor een bestuurswijziging geldt dezelfde procedure als voorheen: Clubbestuur wijzigen | Karate Vlaanderen
Mijn vraag werd hier niet beantwoord. Waar kan ik terecht?
Heb je onze presentaties en/of opleidingen al gespot?
Neem zeker eens een kijkje bij onze veelvoorkomende vragen
Op het algemeen overzicht
Op onze YouTube -Twizzit- Playlist