Veel gestelde vragen

Wanneer jij een nieuw lid of een sympathisant wenst toe te voegen tot je club dan maak je inderdaad eerst een contact aan. Vervolgens bepaal je het lidmaatschap.

Een contact toevoegen doe je als volgt:

Van zodra je een contact hebt aangemaakt moet je het type lidmaatschap bepalen

• Je wil lidmaatschap voor zowel jouw club, als Karate Vlaanderen onmiddellijk toekennen. (want al je gewenste/vereiste clubinstellingen zijn ingesteld)

• Het lidmaatschap voor Karate Vlaanderen is al actief. Je wenst op dit ogenblik enkel nog een lidmaatschap voor de club toe te kennen aan je sportend-lid. Of je wenst een niet-sportend lid ook een club-lidmaatschap toe te kennen

• Tot op heden gebruik je de clubfunctionaliteiten nog niet, maar je wenst uiteraard voor je Sportend-lid een geldig lidmaatschap (vergunning Karate Vlaanderen)

Hoe ga je concreet te werk?

Lidmaatschappen in bulk kopiëren / vernieuwen kan je op de volgende manier:

Om vergunningen te raadplegen én eventueel te printen ga je als volgt te werk:

Dat behoort inderdaad tot de mogelijkheden. de export is beschikbaar en XLS en CVS. Er is, tot nader order, geen mogelijkheid om dit in Karate Vlaanderen PDF template te generen. Karate Vlaanderen stelt de vraag aan de partner, twizzit, om dit in de toekomst te faciliteren.

Hoe exporteer ik de lijst?

• Van zodra je filter de gewenste resultaten weergeeft...

• Klik je bovenaan op de check-box, waarna alle lijnen worden geselecteerd

• Via de knop 'acties' kan je kiezen voor 'exporteren'

De partner, twizzit, heeft de data verwerkt in de kersperiode. Er kwamen echter nog sporadisch meldingen van clubbeheerders die aangaven dat sommige gegevens, zoals telefoonnummers nog ontbraken.

De aangeleverde Excel, die voor een juiste import moest zorgen, werd niet volgens de gevraagde dataset aangeleverd waardoor er data al dan niet correct verwerkt werd tijdens de import. Dit hing af van het format waarin de nummers werden aangeleverd

=> Het lijkt ons opportuun om jouw leden te vragen hun data te valideren en aan te vullen waar nodig.

Ja, de partner, Twizzit, heeft de data verwerkt in de kerstperiode.

Zowel voor bestaande als voor nieuwe leden is het belangrijk dat de adresgegevens in de voorziene velden zijn ingevuld: straat, postcode, huisnummer, stad én land om fouten te vermijden tijdens het verlengen van een lidmaatschap

Voorlopig is er geen melding via het dashboard en/of mail.

Er werd echter wel een rapport voorzien om op een eenvoudige wijze te valideren wiens vergunning zal vervallen.

Ga naar 'Beheren' & selecteer 'Rapporten'

Klik op het rapport: Einddatum lidmaatschappen Karate Vlaanderen

Geef aan voor welke periode je wenst te weten welke vergunningen ( lidmaatschappen ) er zullen vervallen.

Update 5 Maart 2024

Onze partner, Twizzit, voorziet weldra een optie om vanuit dit rapport de mogelijkheid te bieden de respectievelijke vergunningen te vernieuwen (waarbij je de 'vanaf' datum zal kunnen ingeven)

Update 20 Maart 2024

Voortaan kan je vanuit het rapport per individu, of in bulk, lidmaatschappen vernieuwen

of wens je toch zelf een startdatum in te geven?

Wij bekijken momenteel nog, met Twizzit, de opties om preventief meldingen te genereren.

Een vernieuwingen/of toevoeging is in principe telkens voor 1 jaar. (van dag op dag)

Dat kan, maar enkel bij de leden die nog beschikken over een geldige vergunning. Ga naar 'CRM' en kies voor 'lidmaatschappen'

Selecteer de personen voor wie je het lidmaatschap wenst te verlengen en klik bovenaan de lijst op 'acties' en kies: Kopieer / vernieuw lidmaatschap

Kies een startdatum en de licentie gaat terug in vanaf die datum.

De historiek vind je normaliter in 1-malige vergunning om dan vanaf nu opnieuw jaarlijks vernieuwd te worden.

Ja, indien je voor jouw club extra informatie over je contacten wil toevoegen, dan kan je dit als volgt doen:

Beheren - Instellingen - Extra velden (Extra velden (twizzit.com))

Deze informatie behoort dan aan jouw club toe en wordt niet gesynchroniseerd met Karate Vlaanderen

Dit is de afkorting van Customer Relationship Management.

Waarom dan niet gewoon 'ledenbeheer'?

Omdat je er meer kan mee beheren dan enkel je leden ( je karateka's). Ouders of vrijwilligers kan je als 'niet sportend' lid toevoegen tot jouw clubomgeving en hen zo betrekken in je clubwerking (bv. via de Twizzit App ontvangen zij nieuwsbrieven of kunnen zij zich inschrijven op evenementen).

Een sportend lid zijn jouw karateka's. Actieve ( geldig lidmaatschap / vergunning ) trainende leden.

Niet sportende leden kunnen o.a. ouders en/of vrijwilligers zijn. Je kan hen als niet-sportend lid toevoegen tot jouw club én hen zo betrekken bij je clubwerkingen (bv. via de Twizzit App ontvangen zij nieuwsbrieven of kunnen zij zich inschrijven op evenementen).

Opgelet, wie geen (betalend) lidmaatschap van Karate Vlaanderen heeft valt niet onder de verzekering van Karate Vlaanderen!

Neen! Je kan een zoekfunctie bewaren.

Dit is wel een persoonlijke filter, eventuele andere beheerders binnen jouw clubwerking zien jouw bewaarde filter (zoekopdracht) niet.
Deze filters kan je instellen voor enerzijds het beheer van je 'contacten' en anderzijds voor het beheer van je 'lidmaatschappen'.

De filters zijn gerelateerd aan die respectievelijke categorieën. (Een contact filter zie je dus niet bij lidmaatschappen en omgekeerd.)

Hier vindt u een filmpje hoe je de filter kan gebruiken.

Open het gewenste profiel in de CRM module, hetzij via contacten hetzij via lidmaatschappen, daar vind je de gegevens terug:

In CRM Lidmaatschappen vind je inderdaad enkel de geboortedatum terug.

In CRM Contacten geeft het systeem de leeftijd van je leden weer.

Afhankelijk van welke data je precies zoekt schakel je eenvoudig tussen beide a.d.h.v. filters en speel je met de weergave van de kolommen. Onderstaande printscreen is een voorbeeld dat de leeftijd weergeeft en wie er een huidig lidmaatschap heeft bij de club ( indien je daar al gebruik van maakt ) en een huidig lidmaatschap bij de federatie.

Historiek – Karate Vlaanderen heeft een nieuw bestand aangeleverd waarin alle data correct verwerkt is en die eerstdaags zal geïmporteerd worden in Twizzit.

Nieuwe rollen – De mogelijkheid om o.a. ook een lesgever, jeugdlesgever, bestuurder, jeugdverantwoordelijke en club API toe te voegen staan actief. Rest ons louter nog de optie om hier ook een startdatum te kunnen aan toekennen.

Update 28/01/2024

Er waren nog enkele onduidelijkheden waardoor de data nog niet geïmporteerd werd in Twizzit.

Een finale GO werd gegeven op zondag 28/01/2024 – met volgend verzoek:

• De clubhistoriek 'Clubfuncties en rollen' worden geïmporteerd conform de data in Karate-Link

• Wanneer een nieuw functie of rol wordt toegevoegd dan is het mogelijk om daar een 'aanvangsdatum' aan toe te kennen.

Update 05/03/2024

Er waren finaal nog 2 openstaande vragen in functie van dit verzoek die onlangs beantwoord werden door Karate Vlaanderen.

Wij wachten nu op de effectieve implementatie / oplevering.

Update 20/03/2024

De clubhistoriek 'Clubfuncties en rollen' werden geïmporteerd conform de data in Karate-Link

Wil je iemand extra aanstellen in de club die toegang krijgt tot de volledige clubomgeving? Dit kan via deze weg: Admins toevoegen / verwijderen (twizzit.com)

De betaling voor de vergunningsbijdrage verloopt voortaan 1x per maand via factuur (waarbij online betaling mogelijk is).

Karate Vlaanderen zal telkens de laatste dinsdag van de maand factureren, m.a.w. bv 26 maart 2024.

Een aanvraag tot betaling

• kan je terugvinden via het Dashboard

• verzenden we naar het e-mailadres dat vermeld staat bij 'Beheer Club' 'Club Details' 'Factuur E-mail'

Een overzicht van alle facturen

• vind je bij 'Beheer Club' 'Facturen' én hier zie je ook de status (bv. Openstaand, Betaald)

Een voorbeeld van een quick view met verzoek tot online betalen:

Via de knop 'downloaden' krijg je je factuur in detail waarop je een overzicht ziet voor wie of wat u betaalt.

Wat wordt er gefactureerd:

• Een jaarlijkse clubbijdrage

• Alle nieuwe aangesloten leden en alle vernieuwde lidmaatschappen van bestaande leden sinds de laatste facturatie run.

Dit probleem werd aangepakt. U kan alle functies zelf aanpassen zonder beperking behalve de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester.

Dit kan enkel via de procedure 'clubbestuur wijzigen'

Karate Vlaanderen is op de hoogte dat er geen rekening gehouden werd met tussengraden.

Zij informeren Twizzit dat de tussengraden eveneens geconfigureerd moeten worden én de data zal opnieuw

opgeladen worden. Verwachte tijdspanne: 2° helft december 2023

Update 09-01-24

Ja, onze partner -Twizzit – heeft de data verwerkt tussen Kerst- en Nieuwjaar

In de module 'Beheer Graden' kan je voortaan in één oogopslag zien wat de huidige en volgende graad van jouw leden is.

Wij onderzoeken momenteel nog de mogelijkheid of dit ook zichtbaar kan gemaakt worden in het overzicht CRM ‘Lidmaatschappen’ Omdat we ons bewust zijn van de rechten die momenteel toegekend zijn op niveau van ‘Lagere Graden’ en ‘Hogere Graden’, waarbij de ‘Hogere Graden’ louter in het beheer van de respectievelijke leerscholen zijn.

Update 28-01-24

Wij hebben gevolg gegeven aan jullie vraag en de partner, Twizzit, zal er voor zorgen dat er een huidige graad verschijnt in het overzicht CRM ‘Contacten’.

Update 05-03-24

Er zitten nog enkele verbeteringen en aanpassingen in de pijplijn. De module 'Beheer Graden' is sowieso operationeel én bruikbaar - maar wij trachten het nog een beetje bij te sturen op basis van feedback die ons bereikt heeft

Update 20-03-24

Wat kan je voortaan ook via het overzicht CRM 'Contacten'?

- Zoeken op huidige graad ( weliswaar met de nuance dat 'lagere graad' en 'hogere graad' 2 verschillende velden zijn omdat deze respectievelijk door de clubs en de leerscholen apart beheerd worden.

Via de filter heb je voortaan de optie om te zoeken op 'hoogste behaald' (Contains highest value)

- Extra kolommen toevoegen in je overzicht CRM 'Contacten' zodat je in één oogopslag hun hoogst behaalde graad ziet ( én deze waarden kunnen ook geëxporteerd worden indien je dit wenst )

Klopt. In CRM (contacten – lidmaatschappen) zijn er geen sorteermogelijkheden. Daar vind je momenteel ook enkel 2 type velden ‘lagere en hogere graden’ terug

• Twizzit heeft de opdracht gekregen om ook in CRM een veld te voorzien ‘huidige graad’

• Bij de module ‘beheer graden’ kan je echter wel een kolom ‘huidige graad’ toevoegen en daar op sorteren.

Opmerking

Wegens performantie redenen zullen er momenteel geen sorteermogelijkheden in CRM (contacten – lidmaatschappen) aangeboden worden.

Standaard verschijnt de lijst, in de applicatie, op naam.

Deze opties/mogelijkheden bevinden zich in de module 'Beheer Graden'.

Via de instellingen kan je alle vereiste ‘voorwaarden’ instellen waar een karateka moet aan voldoen per Kyu graad:

om dan te komen tot dit resultaat:

Deze vrijheid is inderdaad voorzien.

Een club kan zelf naar wens een extra veld aanmaken (via instellingen > extra velden).

Vervolgens kan je een extra rapport aanmaken in de module Beheer Graden.

Twizzit werkt ons verzoek verder uit. ze wensen dit graag af te toetsen bij andere federaties en partners om zo ook aan onze vraag te voldoen.

Update 05-03-24

Wij hebben een nieuwe update / stand van zaken gevraagd bij onze partner Twizzit

Dit bleek inderdaad niet mogelijk én werd opgenomen met onze partner, Twizzit.

Update 28/01/2024:

Via de Module ‘Beheer Nieuws’ en de onlangs toegevoegde optie ‘Media’ hebben jullie nu inderdaad de mogelijkheid om bestanden op te laden en toe te voegen aan je nieuwsbericht.

Registreer je via deze webpagina: https://app.twizzit.com/v2/register

Zoek en selecteer de organisatie Karate Vlaanderen

Vervolgens geef je je e-mail adres in, gekend bij Karate Vlaanderen ( of je zoekt op je voornaam én achternaam )

Ben je aangesloten bij meerdere organisaties die Twizzit gebruiken, waardoor jij meer dan 1 Twizzit account hebt?

Of beheer je naast je eigen account ook nog het account van je kinderen of andere familieleden?

Dan kun je deze accounts eenvoudig koppelen aan elkaar. Zo voorkom je overbodig uit- en inloggen en switch je razendsnel tussen de accounts die je bezit / beheert.

ontdek hoe ; https://twizzit.com/v2/knowledgebase/my_twizzit/login/different_users

• Zeker!

  Twizzit brengt vele mogelijkheden met zich mee én dankzij de Twizzit APP zouden we volledig digitaal kunnen werken, maar wij begrijpen de waarde die karateka's hechten aan de boekjes - waarin je o.a. handtekeningen kan verzamelen. M.a.w. de boekjes blijven tot nader order bestaan.